Méthodologie de projet

ADEPES vous propose un mode d’emploi pour concevoir et mettre en œuvre votre projet

Clarifier votre idée

Pour préparer au mieux votre passage à l’action, réduire la part de risques et gagner du temps, il convient de se poser, dès le départ, les bonnes questions.

L’objectif est de vous inciter à vous poser les bonnes questions dans le but de clarifier votre projet.

1. Cette idée vous tient-elle à cœur depuis un certain temps ?
2. Est-ce un défi que vous vous lancez à vous même ?
3. Est-ce la concrétisation d’un rêve ?
4. Est-ce un moyen pour vous faire connaître dans un milieu professionnel ?
5. Est-ce une façon d’être utile aux autres ?
6. En avez-vous déjà parlé dans votre entourage ?
7. En avez-vous déjà parlé à des spécialistes ?
8. Si leur enthousiasme n’a pas été à la hauteur de vos espérances, votre motivation est-elle restée intacte ?
9. Vous êtes-vous interrogés sur les qualités et les compétences nécessaires pour réussir ?
10. Avez-vous fait le point sur vos forces et vos faiblesses ?
11. Avez-vous une formation ou une expérience dans le domaine de votre projet ?
Sinon, envisagez-vous d’en acquérir une ?
12. Avez-vous estimé le temps que vous aurez à consacrer à la réalisation de votre projet ?
Durée et disponibilité sont-elles compatibles ?
13. Avez-vous cerné la portée de votre projet ?
14. Avez-vous une idée du budget nécessaire au projet ?
15. Avez-vous commencé à identifier les autres besoins du projet : humains, matériels… ?
16. Avez-vous commencé à réfléchir aux organismes qui pourraient vous aider,
financièrement, matériellement, ou sous forme de conseil ?
17. Avez-vous commencé à identifier les différente étapes à franchir pour réaliser votre projet ?
18. Avez-vous établi un calendrier prévisionnel de mise en action de votre projet ?
19. Avez-vous cherché à savoir si des projets similaires au vôtre ont déjà été menés ?
Si oui, pensez-vous contacter les porteurs de ce projet ?
20. Pensez-vous que les retombées publiques de votre projet intéresseront les sponsors éventuels de votre projet ?
21. Etes-vous capable de définir en quelques lignes votre projet ?

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Ces questions, les réflexions vous ont apporté un certain nombre d’informations qu’il faut mettre en ordre.
Vous allez devoir faire le point.

C’est maintenant que votre idée devient un projet :
Vous devez pour cela être capable de répondre précisément aux questions suivantes : qui ? quoi ? pourquoi ? où ? comment ? combien ?

* Qui est ou qui sont le (les) porteur(s) du projet ?
* Quel est ce projet ?
* Quel est (sont) le (les) objectif(s) du projet ?
* Où se déroule le projet ?
* Comment souhaite-vous le mettre en œuvre ?
* Quelle est la durée du projet ?
* Combien cela va coûter ?

Parce que vous êtes capable de répondre à ces questions,
vous allez pouvoir passer à la phase suivante :
l’écriture du dossier de présentation de votre projet.

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Identifier les différentes étapes à franchir pour réaliser votre projet

1. La conception du projet
Transformer une idée en projet nécessite de définir son projet.

A- Les grandes lignes du projet

- donner une définition précise du produit ou du service à réaliser ou vendre : technicité, caractéristiques, prix…

- rechercher de l’information sur ce produit ou ce service,
recueillir avis et conseils de spécialistes tester l’idée auprès d’autres personnes,
définir le marché selon le type de clientèle analyser les contraintes
(propre au produit ou service, inhérentes au marché visé à priori, de moyens à réunir, de réglementation à respecter, liées à l’innovation s’il y a lieu)

- déterminer dans les grandes lignes le projet :
chiffre d’affaires envisageables, effectif, moyens et capitaux nécessaires.

B- Le positionnement par rapport au projet (son bilan personnel et professionnel)

- Objectifs personnels :
quel est le but poursuivi au travers de cette création, la motivation (besoin d’autonomie, de se réaliser, de statut social, créer son emploi, goût du risque ...)

- Compétences :
formations et expériences dans le domaine technique, la gestion, le marketing, le management

- Ressources :
apport personnel, mobilisation de l’épargne de proximité

- Contraintes personnelles :
temps disponible pour la préparation du projet état de santé, charges de famille, charges financières actuellement supportées

Au terme de cette première approche, si des incompatibilités apparaissent, entre les exigences du projet et la situation ou les possibilités du créateur, il est nécessaire de modifier le projet ou de le différer.

2. La construction du projet

A- L’étude commerciale

Elle se compose de l’étude de marché et des actions commerciales.
L’étude de marché est une véritable enquête sur les concurrents et les futurs clients permettant de bien les connaître :

l’étude commerciale permettra de vérifier si le marché existe réellement et quelle est son évolution, la connaissance du marché permettra d’avoir une idée de ses potentialités chiffrées et donc d’éclairer le choix des hypothèses de chiffre d’affaires en montant et en délai, l’observation du marché en fera connaître le fonctionnement et pourra ainsi déterminer avec le maximum de précision ce que l’on va vendre, l’offre à la clientèle et son positionnement par rapport aux autres produits existants : ses différences et ses ressemblances, définir avec précision le ou les produits ou service à vendre, leurs caractéristiques, les avantages qu’ils apportent, la gamme, le catalogue ou l’achalandage qu’ils constituent, les services qui les complètent, leur présentation, leur finition, leurs conditions d’emploi.

Les actions commerciales permettent de préciser « le comment vendre » :
sélectionner tous les moyens qui permettront d’arriver à faire acheter le produit ou le service par les clients, tous ces moyens sont des actions commerciales qui constituent le plan d’action commerciale.

B- L’étude financière

L’étude financière permettra de répondre à trois questions essentielles :
L’activité sera-t-elle rentable ?
Le compte de résultat permet de répondre à cette question combien doit-on apporter pour faire démarrer puis faire vivre l’entreprise ?
Le plan de financement permet de répondre à cette question.
Est-ce que les sorties d’argent seront compensés au même moment par des entrées d’argent de façon à ne jamais avoir de problème avec la banque ? :
Le plan de trésorerie permet de répondre à cette question.

* Calcul de rentabilité par le compte de résultat : Pour vérifier que l’activité sera rentable, il faut estimer les ventes de biens (chiffre d’affaires -CA-) ou de services et les frais (charges), puis par différence, on obtiendra le résultat (bénéfice ou perte) Mais 2 cas correspondants à deux approches différentes peuvent se présenter : lorsque l’objectif de CA n’est pas facile à déterminer, dans ce cas on peut procéder par l’approche du seuil de rentabilité, c’est-à-dire déterminer un CA minimum pour couvrir les charges lorsque l’objectif de CA a été déterminé. On part du CA qu’on peut réaliser et l’on détermine les moyens qui permettent de l’atteindre.

* Coût du projet par le plan de financement :
pour calculer le montant d’argent à apporter pour créer et faire vivre l’entreprise, par comparaison entre les besoins de financement et les ressources de financement.

* Equilibre des entrées et des sorties d’argent par le Plan de Trésorerie :
il n’est pas certain que les recettes vont compenser les dépenses mois par mois, et qu’ainsi le compte en banque sera régulièrement positif (créditeur). C’est une situation à éviter ou bien à prévoir, afin de pouvoir prévenir le banquier et non pas le mettre devant le fait accompli. Pour vérifier cela, on construit un plan de trésorerie.

C- L’étude juridique

L’étude juridique consiste à préparer « l’emballage légal » de l’activité économique (commerciale et financière) qui vient d’être défini.
Elle s’effectue en trois étapes :
le choix de la structure juridique, la préparation du dossier administratif de constitution d’entreprise (entreprise individuelle ou société),
le dépôt du dossier qui donne une naissance juridique et administrative effective à l’entreprise.

3. La mise en place de l’entreprise

A- L’installation
Cette courte phase consiste à concrétiser tous les engagements pris par le créateur et tous ces partenaires (associés, collaborateurs, clients, fournisseurs, banques, etc.) qui participent directement ou indirectement au projet afin qu’il puisse mettre en place l’outil de travail.

B- La création du cadre juridique
Puisque le dossier de constitution d’entreprise individuelle ou de société est préparé,
il est alors possible de donner une naissance juridique à l’entreprise en déposant au Centre des formalités des Entreprises (CFE) relevant de l’activité de l’entreprise à créer.

C- Le démarrage
Le démarrage de l’activité demande en particulier la mise en place d’outils de contrôle (tableau de bord simplifié) et d’une gestion prévisionnelle rigoureuse (notamment plan de trésorerie glissant).

Pour chacune des étapes, des questions et des repères servent à structurer le contenu de la réflexion ou du travail à produire.

1. OBJET : « C’est le quoi du projet »

L’objet du projet c’est sa source, ce qui fonde et en même temps l’identifie. La meilleure entrée en matière pour un projet est bien d’exiger qu’on soit capable de dire qu’elle est sa raison d’être, à quoi il sert, et au nom de quoi on le met en place. de quoi s’agit-il ? à quel domaine appartient-il ? trouver son intitulé, « le baptiser » résumer son objet dans un texte de 10 à 25 mots.

Formuler par écrit très tôt, permet de clarifier, affermir, prendre de la distance.

2. MOTIFS : « C’est l’étayage, le pourquoi du projet »

Plus généralement un projet naît d’une étude appelée quelque fois pré-étude et s’enracine donc dans un diagnostic, une enquête, un audit, un rapport.
Ce travail de justification et d’étayage du projet est la première marque de sérieux « de celui-ci ».
Un projet a besoin de racine pour germer et grandir. C’est l’intérêt du projet qui est en jeu.

Cette étape peut déjà déclencher une étude ou susciter l’intérêt d’une étude plus approfondie :

quelle est l’idée de départ ? quelles sont les origines ?
quelles sont les raisons pour ce projet ? qu’est-ce qui le justifie ?
sur quel constat s’appuie-t-on ? enquête, diagnostic, audit.

3. OBJECTIFS : « C’est le quoi, combien et pour quand ? »

Ceux-ci orientent l’action et suscitent les efforts à produire.
Il s’agira de les faire partager (travail préalable de concertation) ou de les expliquer afin de les rendre le plus mobilisateur possible.
C’est la déclinaison concrète chiffrée de ce qu’on veut obtenir.

a) Quels sont les objectifs de résultats ?
prioritaires, secondaires

b) Quels sont les objectifs intermédiaires ?
étape d’aboutissement successif

c) Quels sont les effets induits possibles si on atteint les objectifs (ou pas) ?
positifs négatifs

d) Quels sont les objectifs cachés (s’il y en a) ?
facilitateurs freins

4. RESSOURCES : « C’est le comment, le avec quoi et avec qui ? »

La gestion des ressources prend de plus en plus d’importance dans la conduite de projets. L’époque est marquée par un souci d’optimisation et cela malgré de nombreux gaspillages de ressources maintes fois constatés au cours des précédentes décennies.

a) Quelles sont les allocations de ressources nécessaires au projet ?
« l’enveloppe » budget, moyens humains, matériel et logistique,
patrimoine d’expérience, boîte à idées / innovations recours à la sous-traitance ...

b) Quelles sont les ressources à prévoir ?
(état des lieux) disponibles (nécessite parfois un inventaire) mobilisables (contributions extérieures) à investir (prévoir un budget, achats, recrutements, etc.)

c) Quelles sont les contraintes ?
financières, juridiques, techniques ...

5. Calendrier prévisionnel : « c’est l’axe du projet, le déroulement des opérations dans le temps »

Dans la conduite du projet, le respect des délais apparaît bien souvent comme une pierre angulaire,
parfois un véritable traumatisme.
Pour se donner de meilleures garanties, on distinguera : le calendrier (dimension statique) le compte à rebours (dimension dynamique)

Le calendrier renvoie au choix des dates et à leur pertinence : le temps a des reliefs et les jours ne pèsent pas le même poids d’opportunités et de contraintes selon le moment dans l’année, la semaine ou le mois.
C’est pourquoi établir un bon choix de dates (lancement, démarrage, déroulement du projet) est une première précaution.

Le calendrier dynamique correspond à la notion simple de rétro planning ou compte à rebours.
Il s’agit d’inscrire les différentes étapes du projet afin de faire apparaître les durées, les dates butoirs, les points de rencontre entre les acteurs du projet et contributeurs extérieurs.

a) Quel est le calendrier ?
Comment l’ensemble du projet s’inscrit-il dans l’agenda ? quelles est la pertinence de chaque date butoire ?
faut-il tenir compte de la saisonnalité, de l’actualité ?
faut-il saisir des opportunités d’époque ?

b) Quel est le compte à rebours ?

c) Quel est le « timing » optimal ?
Certaines actions peuvent-elles commencer en parallèle, quelles sont les actions qui doivent être impérativement terminées avant que les suivantes puissent commencer ? quelles sont les étapes « clignotants d’alerte »

Tracer l’axe du temps dans le moindre détail fait prendre conscience du réalisme des délais.